Polityka Prywatności

Fleet Advisor Krzysztof Fabrykiewicz • obowiązuje od 28 kwietnia 2026 r. • wersja 2.0

I. POSTANOWIENIA WSTĘPNE

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych Klientów przez Fleet Advisor Krzysztof Fabrykiewicz. Dokument został przygotowany zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz krajowymi przepisami o ochronie danych osobowych.

Definicje używane w niniejszej Polityce:

1. Polityka Prywatności – niniejszy dokument.

2. Administrator – Fleet Advisor Krzysztof Fabrykiewicz, z siedzibą w Warszawie, ul. Komitetu Obrony Robotników 39, 02-148 Warszawa, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Rzeczypospolitej Polskiej, NIP: 5213267155, REGON: 142895700.

3. Klient – osoba fizyczna, której dane osobowe są przetwarzane przez Administratora w związku z: a) rezerwacją pojazdu za pośrednictwem Serwisu Internetowego, b) zawarciem umowy najmu pojazdu, c) korzystaniem z pojazdu (jako kierujący, odbierający lub zwracający pojazd), d) kontaktem z Administratorem za pośrednictwem dowolnego kanału komunikacji, e) udostępnieniem danych Administratorowi przez partnera biznesowego (np. pośrednika rezerwacji), f) jakąkolwiek inną aktywnością związaną z usługami Administratora, zgodną z obowiązującym prawem.

4. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

5. Serwis Internetowy – serwis internetowy dostępny pod adresem https://fleetadvisor.pl/

6. OWU – Ogólne Warunki Umowy Najmu Pojazdu Fleet Advisor, stanowiące integralną część umowy najmu zawieranej z Administratorem.

II. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH I DANE KONTAKTOWE

1. Administratorem danych osobowych Klientów jest Fleet Advisor Krzysztof Fabrykiewicz, dane jak w pkt I.2 powyżej.

2. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Wszelkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych można kierować bezpośrednio do Administratora w następujący sposób:

   1. e-mail: fleetadvisorpl@gmail.com

   2. korespondencja pisemna: Fleet Advisor Krzysztof Fabrykiewicz, ul. Komitetu Obrony Robotników 39, 02-148 Warszawa

   3. telefon: +48 533 006 666

3. Administrator może również pełnić rolę podmiotu, któremu partnerzy biznesowi powierzyli do przetwarzania dane osobowe Klientów wyłącznie w celu realizacji umowy najmu pojazdu. W takim przypadku zakres przetwarzania określa odrębna umowa powierzenia.

III. CELE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH I PODSTAWA PRAWNA

Administrator przetwarza dane osobowe Klientów w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

1. Zawarcie i wykonanie umowy najmu – obejmuje złożenie oferty, rezerwację, zawarcie umowy, obsługę Klienta podczas najmu, rozliczenie i zakończenie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

2. Świadczenie usług drogą elektroniczną (rezerwacja online za pośrednictwem Serwisu Internetowego) (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

3. Wypełnienie obowiązków prawnych Administratora, w tym obowiązków podatkowych, księgowych, udostępniania danych uprawnionym organom (Policja, sądy, GITD) oraz wskazywania kierującego pojazdem na żądanie organów ścigania (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

4. Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami wynikającymi z umowy najmu (np. windykacja należności, szkody komunikacyjne, kary umowne) (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora).

5. Monitoring GPS pojazdu – w celu zabezpieczenia mienia Administratora przed kradzieżą, weryfikacji prawidłowości wykonywania umowy najmu (kontrola limitów prędkości i terytorialnych) oraz dochodzenia ewentualnych roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora). Szczegóły zakresu i czasu retencji danych GPS określa § 3 OWU.

6. Weryfikacja wiarygodności płatniczej – w przypadkach uzasadnionych ryzykiem (np. wysokowartościowe pojazdy, długoterminowy najem) Administrator może dokonać weryfikacji w Biurach Informacji Gospodarczej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora).

7. Marketing bezpośredni własnych usług kierowany do Klientów, którzy zawarli wcześniej umowę z Administratorem (np. informacje o promocjach, nowych modelach pojazdów wysyłane w korespondencji związanej z obsługą umowy) (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora). Klient ma prawo wnieść sprzeciw wobec tego przetwarzania w dowolnym momencie.

8. Newsletter, SMS marketingowy oraz marketing telefoniczny – wyłącznie na podstawie dobrowolnej, wyraźnej zgody Klienta (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną i art. 172 Prawa telekomunikacyjnego). Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

9. Badanie satysfakcji Klientów w celu poprawy jakości świadczonych usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora).

10. Monitoring wizyjny (CCTV) w siedzibie Administratora oraz na parkingach należących do Administratora – w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia oraz ochrony pojazdów przed kradzieżą lub uszkodzeniem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora). Strefy objęte monitoringiem są oznaczone piktogramem informacyjnym.

11. Nagrywanie wybranych rozmów telefonicznych – w przypadku zgłoszeń reklamacyjnych, sytuacji spornych lub na wyraźną prośbę Klienta. O fakcie nagrywania konkretnej rozmowy Klient jest informowany na początku połączenia. Nagrania służą wyłącznie do udokumentowania uzgodnień stron (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora).

IV. ZAKRES PRZETWARZANYCH DANYCH

Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych Klientów:

1. Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, adres zamieszkania lub zameldowania, PESEL, data i miejsce urodzenia, numer dowodu osobistego lub paszportu, numer prawa jazdy i data jego ważności, NIP (w przypadku przedsiębiorców), nazwa firmy, numer telefonu, adres e-mail.

2. Dane płatnicze: numer rachunku bankowego, dane dotyczące płatności – w tym ztokenizowane dane kart płatniczych przetwarzane przez certyfikowanego operatora płatności (Administrator nie przechowuje pełnych numerów kart).

3. Dane związane z najmem pojazdu: numer rezerwacji, numer rejestracyjny pojazdu, data i miejsce wydania oraz zwrotu, stan licznika, dane dotyczące szkód i napraw.

4. Dane geolokalizacyjne (GPS): lokalizacja pojazdu, prędkość, przebyty dystans, parametry eksploatacyjne – wyłącznie w okresie obowiązywania umowy najmu oraz przez okres niezbędny do rozliczenia umowy zgodnie z § 3 OWU.

5. Obraz podpisu elektronicznego złożonego przez Klienta na urządzeniu mobilnym (tablecie) Administratora przy zawieraniu umowy najmu – w celu udokumentowania zawarcia umowy w formie dokumentowej.

6. Wizerunek – wyłącznie w zakresie monitoringu wizyjnego (CCTV) w siedzibie i na parkingach Administratora.

7. Treść rozmów telefonicznych – wyłącznie w przypadku rozmów objętych nagrywaniem zgodnie z pkt III.11.

8. Dane techniczne: adres IP, identyfikator przeglądarki, logi systemowe – w celach bezpieczeństwa Serwisu Internetowego oraz analityki statystycznej.

V. ODBIORCY DANYCH

Dane osobowe Klientów mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów:

1. Pracownicy i współpracownicy Administratora, posiadający stosowne upoważnienia do przetwarzania danych.

2. Leasingodawcy i właściciele pojazdów, w przypadku gdy najmowany pojazd jest przedmiotem umowy leasingowej – w zakresie niezbędnym do wskazania kierującego pojazdem organom ścigania, rozliczenia mandatów i opłat administracyjnych oraz dochodzenia roszczeń.

3. Ubezpieczyciele – w zakresie niezbędnym do zgłoszenia szkody, prowadzenia postępowania likwidacyjnego oraz dochodzenia roszczeń odszkodowawczych.

4. Pośrednicy rezerwacji i partnerzy biznesowi (np. portale rezerwacyjne typu priceline.com, economybookings.com, discovercars.com), za pośrednictwem których Klient dokonał rezerwacji – w zakresie wynikającym z umowy między Administratorem a partnerem.

5. Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora (procesorzy):

   1. biura księgowe i kancelarie podatkowe,

   2. dostawcy usług IT, hostingu, systemów rezerwacyjnych,

   3. dostawcy systemów monitoringu GPS i telematyki,

   4. agencje marketingowe (wyłącznie po uzyskaniu odrębnej zgody),

   5. kancelarie prawne obsługujące Administratora.

6. Firmy windykacyjne – w przypadku przekazania należności do windykacji zgodnie z procedurą określoną w § 2 OWU.

7. Biura Informacji Gospodarczej (m.in. KRD BIG S.A., BIG InfoMonitor S.A.) – w przypadku nieterminowych płatności, zgodnie z wymogami ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych.

8. Organy uprawnione ustawowo (Policja, Prokuratura, sądy, organy administracji publicznej, Główny Inspektorat Transportu Drogowego, Krajowa Administracja Skarbowa) – w przypadkach przewidzianych prawem.

9. Operatorzy płatności i banki – w zakresie niezbędnym do realizacji transakcji płatniczych.

VI. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY

1. Administrator korzysta z usług dostawców technologicznych, których część może mieć siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG). Dotyczy to w szczególności narzędzi takich jak Google Workspace, Google Analytics, Meta (Facebook, Instagram), narzędzi do obsługi marketingu i analityki oraz dostawców usług chmurowych.

2. W przypadku przekazywania danych do państw trzecich (poza EOG), Administrator zapewnia odpowiedni poziom ich ochrony poprzez:

   1. przekazywanie danych do państw, które otrzymały decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni poziom ochrony (art. 45 RODO), lub

   2. stosowanie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską na podstawie decyzji wykonawczej KE 2021/914 (art. 46 RODO), lub

   3. inne mechanizmy zgodne z rozdziałem V RODO.

3. Klient ma prawo uzyskać kopię stosowanych zabezpieczeń, kontaktując się z Administratorem na adres: fleetadvisorpl@gmail.com

VII. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Dane osobowe Klientów są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, zgodnie z poniższymi zasadami:

1. Dokumentacja księgowa i podatkowa – 5 lat liczonych od końca roku obrotowego, w którym powstał obowiązek podatkowy (zgodnie z Ordynacją podatkową).

2. Dane związane z umową najmu i ewentualnymi roszczeniami – 6 lat od zakończenia umowy najmu, zgodnie z okresem przedawnienia roszczeń określonym w art. 118 Kodeksu cywilnego.

3. Dane z monitoringu GPS – 12 miesięcy od zakończenia umowy najmu, zgodnie z § 3 OWU.

4. Dane z monitoringu wizyjnego (CCTV) – maksymalnie 30 dni od dnia nagrania, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu lub Administrator powziął wiadomość o jego znaczeniu dla ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – wówczas do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

5. Nagrania rozmów telefonicznych – maksymalnie 12 miesięcy od daty nagrania, chyba że stanowią dowód w postępowaniu reklamacyjnym lub spornym – wówczas do prawomocnego zakończenia sprawy.

6. Dane przetwarzane na podstawie zgody (newsletter, SMS marketingowy, marketing telefoniczny) – do momentu wycofania zgody przez Klienta.

7. Dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu (marketing bezpośredni własnych usług) – do momentu skutecznego wniesienia sprzeciwu przez Klienta lub do ustania uzasadnionego interesu Administratora.

8. Dane techniczne (logi serwera, adresy IP) – maksymalnie 12 miesięcy od daty zarejestrowania.

VIII. PRAWA KLIENTA

Klientowi, którego dane są przetwarzane, przysługują następujące prawa:

1. Prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO).

2. Prawo do sprostowania (poprawienia) swoich danych (art. 16 RODO).

3. Prawo do usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym") – w przypadkach określonych w art. 17 RODO. Prawo to nie ma zastosowania w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z obowiązków prawnych Administratora lub do ustalenia, dochodzenia bądź obrony roszczeń.

4. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO).

5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – w odniesieniu do danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy.

6. Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie Administratora (art. 21 RODO), w tym wobec marketingu bezpośredniego.

7. Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

8. Prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl), jeśli Klient uzna, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.

Sposób realizacji praw:

W celu realizacji powyższych praw Klient może skontaktować się z Administratorem mailowo (fleetadvisorpl@gmail.com), pisemnie lub telefonicznie – dane kontaktowe w pkt II niniejszej Polityki.

Termin odpowiedzi: Administrator odpowiada na żądania Klienta bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 1 miesiąca od otrzymania żądania. W przypadkach skomplikowanych lub przy dużej liczbie żądań termin może zostać przedłużony o kolejne 2 miesiące, o czym Klient zostanie poinformowany wraz z podaniem przyczyn opóźnienia.

Bezpłatność: Pierwsza kopia danych jest udostępniana bezpłatnie. Za każdą kolejną kopię Administrator może pobrać rozsądną opłatę pokrywającą koszty administracyjne.

Weryfikacja tożsamości: W celu zabezpieczenia danych przed nieuprawnionym dostępem, Administrator może poprosić Klienta o potwierdzenie tożsamości przed realizacją żądania (np. poprzez podanie danych identyfikacyjnych z umowy najmu).

IX. ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI I PROFILOWANIE

1. Administrator nie podejmuje wobec Klienta zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub w istotny sposób wpływających na Klienta w rozumieniu art. 22 RODO.

2. Weryfikacja wiarygodności płatniczej oraz ocena ryzyka związanego z umową najmu (pkt III.6) służą jako wsparcie decyzji podejmowanej przez pracownika Administratora i nie stanowią automatycznej podstawy odmowy zawarcia umowy.

3. Administrator może analizować aktywność Klientów w Serwisie Internetowym (profilowanie) w celu dostosowania oferty marketingowej i poprawy jakości usług. Klient ma prawo wnieść sprzeciw wobec profilowania w celach marketingowych w dowolnym momencie – w takim przypadku Administrator zaprzestanie tych działań w odniesieniu do Klienta.

X. PLIKI COOKIES

1. Serwis Internetowy wykorzystuje pliki cookies w celu zapewnienia poprawnego działania strony, w celach analitycznych oraz marketingowych.

2. Rodzaje plików cookies stosowanych w Serwisie:

   1. niezbędne – konieczne do prawidłowego funkcjonowania Serwisu (np. obsługa rezerwacji), nie wymagają zgody Klienta;

   2. analityczne (np. Google Analytics) – służące do zbierania zanonimizowanych statystyk korzystania z Serwisu, wymagają zgody Klienta;

   3. marketingowe – służące do prezentowania reklam dostosowanych do zainteresowań Klienta, wymagają zgody Klienta.

3. Korzystanie z plików cookies analitycznych i marketingowych odbywa się wyłącznie na podstawie dobrowolnej zgody użytkownika, wyrażonej poprzez baner cookies dostępny na stronie internetowej przy pierwszej wizycie.

4. Użytkownik może w każdej chwili zmienić swoje preferencje dotyczące plików cookies za pomocą narzędzia do zarządzania zgodami dostępnego na stronie lub poprzez ustawienia przeglądarki internetowej.

5. Zablokowanie plików cookies niezbędnych może wpłynąć na poprawność funkcjonowania Serwisu, w szczególności na możliwość dokonania rezerwacji.

XI. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną. W szczególności:

1. Środki techniczne: szyfrowanie połączeń (protokół TLS/HTTPS) na stronie internetowej oraz w komunikacji elektronicznej; szyfrowanie danych w spoczynku; regularne kopie zapasowe danych; aktualizacje oprogramowania i systemów zabezpieczeń.

2. Kontrola dostępu: indywidualne konta użytkowników z silnymi hasłami; nadawanie uprawnień zgodnie z zasadą minimalnego dostępu; ewidencja czynności przetwarzania.

3. Środki organizacyjne: upoważnienia do przetwarzania danych dla pracowników; szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych; umowy powierzenia z podmiotami przetwarzającymi dane na zlecenie Administratora.

4. Procedura naruszeń: Administrator stosuje procedurę zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych do Prezesa UODO w terminie 72 godzin od stwierdzenia naruszenia, zgodnie z art. 33 RODO. W przypadku naruszenia mogącego powodować wysokie ryzyko dla Klienta, Administrator informuje również Klienta zgodnie z art. 34 RODO.

XII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Niniejsza Polityka Prywatności stanowi uzupełnienie postanowień dotyczących ochrony danych osobowych zawartych w Ogólnych Warunkach Umowy Najmu (OWU). W razie rozbieżności pomiędzy OWU a niniejszą Polityką, w zakresie ochrony danych osobowych pierwszeństwo mają postanowienia niniejszej Polityki.

2. Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności, w szczególności w celu dostosowania jej do zmian przepisów prawa, zmian organizacyjnych Administratora lub stosowanych technologii. O zmianach Administrator informuje Klientów poprzez publikację nowej wersji Polityki w Serwisie Internetowym.

3. Aktualna wersja Polityki Prywatności jest zawsze dostępna pod adresem: https://fleetadvisor.pl/polityka-prywatnosci.html

4. Niniejsza Polityka Prywatności w wersji 2.0 wchodzi w życie z dniem 28 kwietnia 2026 r. i zastępuje poprzednią wersję obowiązującą od 26 maja 2025 r.